入社書類の送付業務をシステムで自動化

人材サービスの会社さまでは、入社が決まった方一人ひとりに、必要な書類を手作業で送っていました。一人分なら数分の作業でも、人数が増えれば増えるほど積み上がり、担当者の時間を確実に削っていきます。送り忘れや誤送付のリスクも、件数とともに高まっていました。採用が好調であるほど事務作業も増えるという、本来は喜ばしいはずの成長が、現場の負担増として跳ね返っていました。手作業である以上、属人化も避けられません。担当者が不在のときに止まってしまう、という不安もありました。

最初にしたのは、開発ではなく業務の流れを書き出して整理することです。どのタイミングで、誰が、何を送っているのかを可視化したうえで要件を定義し、設計へと進めました。自動化できる部分と人が確認すべき部分を分けることを大切にしています。

現在は設計を終え、送付業務を自動化するシステムを開発中です。何に困っているのかを一緒に言葉にするところから、実際に動くものをつくるところまで、途中で別の会社に引き継ぐことなく、一貫して伴走しています。

入社者ごとの書類送付を手作業で行っている場合、どう効率化できますか？

いきなり開発するのではなく、まずどのタイミングで誰が何を送っているのかという業務の流れを書き出して可視化し、要件定義・設計へと進めます。自動化できる部分と人が確認すべき部分を分けて設計するのがポイントです。

採用人数が増えるほど書類送付の負担が大きくなる問題は解決できますか？

対応できます。人数が増えるほど作業が積み上がり時間を圧迫し、送り忘れや誤送付のリスクも高まっていた課題に対して、業務フローの整理から設計を経て、送付業務を自動化するシステムを開発しています。

業務整理からシステム開発まで、一つの会社に任せられますか？

任せられます。何に困っているかを言葉にする整理の段階から、実際に動くシステムをつくる開発の段階まで、途中で別の会社に引き継ぐことなく一貫して伴走する形で進めています。