既製ツールが合わないと感じたら｜「小さく作る」という選択肢

「SaaSを入れたのに、結局現場は使っていない」

そうした相談は少なくありません。

こういう場合に必要なのは、別のパッケージへの入れ替えではないことが多いです。

いまの業務フローに合わない部分だけを、小さく作って埋めるという選択肢です。

この記事では、既製ツールが合わないときに検討したい「小さく作る」という考え方を整理します。

なぜ既製ツールが合わないことが起きるのか

既製のSaaSやパッケージは、多くの企業に当てはまる標準的な業務フローを前提に作られています。

そのため自社独自のやり方や、長年の運用で積み上がった細かい手順とはズレが生じやすくなります。

機能が多すぎて逆に使いこなせない、必要な項目が一つ足りないだけで結局Excelに戻ってしまう——といったことは、規模の大きいツールほど起きがちです。

導入コストと運用コストをかけたのに、現場では「前のやり方の方が早い」と元の運用に戻ってしまう。

これは珍しいことではありません。

ここで「もっと高機能な別のツールに入れ替える」と考えると、同じズレが形を変えて繰り返されることが多くなります。

問題は機能の量ではなく、フローとの噛み合わせだからです。

だからこそ、入れ替えではなく「いま使っているものを活かしたまま足りない部分だけ埋める」という発想が現実的な選択肢になります。

この不適合が起きる仕組みは既製SaaSが自社業務に合わない理由でも詳しく解説しています。

「小さく作る」という選択肢の判断基準

既製ツールを入れ替えるべきか、足りない部分だけ作るべきかは、次のような視点で見極めます。

① ズレている範囲が全体か一部か

業務のごく一部だけが合わないなら全体入れ替えは過剰です。

② その作業に定型的な繰り返しがあるか

判断業務が中心の作業は、自動化の対象になりにくくなります。

③ 既製ツールとの連携が現実的か

既存の仕組みを活かしたまま、隙間だけ埋められるかを確認します。

一部の入力や集計、既製ツールにない転記作業など範囲が絞れる部分は、スモールシステム開発や業務自動化ツールで無理なく埋められます。

逆に全部門にまたがるような大きなズレであれば、小さく作るより仕組み自体の見直しが先になることもあります。

まずどちらに当たるのかを見極めることが、最初のステップです。

この見極めの土台になる考え方は「とりあえずシステム化」が失敗する理由｜要件整理という土台でも整理しています。

小さく作るときの進め方

判断基準に当てはまり、小さく作る方向で進める場合も順番を守ることが大切です。

① 現状の業務フローをそのまま整理する

理想形ではなく、いま実際に回っている手順を出発点にします。

② 足りない部分だけを対象に定める

既製ツール全体を見直すのではなく、埋めるべき隙間を先に特定します。

③ 現場が使える範囲に落とし込む

操作の手数や画面の見え方を、いま使っている人の負担が増えない形に合わせます。

この順番を守ると、既製ツールと新しく作る部分がケンカせず無理なく共存します。

小さく作る範囲であれば、費用も一から作るシステムよりずっと抑えられます。

目安は業務システムを作るといくら？中小企業が知っておきたい費用の考え方を参考にしてください。

小さく作ることで変わること

入れ替えではなく小さく作る選択をすると、現場の負担は大きく変わります。

Before：既製ツールにない作業だけがExcelや手作業に残り、二重管理になっている。

After：足りない部分だけがシステムに組み込まれ、既製ツールとひと続きの流れで完結する。

Before：新しいツールに入れ替えるたびに、また新しいズレと使いこなせない機能が生まれる。

After：いま使っているものを土台にしたまま、隙間だけを正確に埋められる。

近年はAIの活用によって、こうした小さな開発の前提そのものも変わってきています。

くわしくは「一から作るシステムは高い」はもう古い｜AIでつくる自社専用システムで解説しています。

作り込みすぎない、が一番の注意点

小さく作るときにいちばん陥りやすいのが、作っている途中で欲が出て機能を積んでいくことです。

最初の目的を超えて作り込むと、保守にも手間がかかります。

結局「使われない」という同じ結果に近づいてしまいます。

目的は現状の業務フローに沿って手間を減らすことであり、システムを増やすことではありません。

加えて、操作や仕組みが一人にしか分からない状態、いわゆる属人化も避けるべき点です。

誰が見ても運用できる形に留めておくことで、作った後も安心して使い続けられます。

「小さく作る」から、ご相談を

Ridge Forge は札幌を拠点に、社内にIT担当がいない北海道の中小企業のIT・業務改善に伴走しています。

「入れ替えるか、埋めるか」の見極めから、一緒に整理します。

自社専用システム開発ガイドもあわせてご覧ください。選ばれる理由もご覧ください。ご相談はこちらからどうぞ。

初回のご相談は無料です。