北海道の建設業のDX｜現場の書類と写真整理はどこまで減らせるか

「現場が終わってから、事務所の仕事が始まるんです」

北海道で建設業を営む会社から、この言葉を何度も聞きます。

日中は現場に出て、戻ってから日報を書き、写真を整理し、翌週提出の書類を揃える。

本来の工事とは別に、もう一つの仕事が毎日ついてくる状態です。

この記事では建設業の書類作業がなぜ増えるのか、そしてどこから減らせるのかを順番に整理します。

先に結論を書くと、減らすべきは書類の種類ではなく同じことを二度書いている場所です。

要点：建設業の書類が増えるのは提出先が多く、現場の数だけ一式が必要になるからです。書類の種類は会社の都合では減らせないため、狙うのは現場名・工期・作業員といった同じ情報を何度も書いている工程です。手をつける順番は「紙をやめる → 入力を一度にまとめる → 集計を自動にする」の3段階。写真整理は撮った後ではなく撮る時に現場と工程へ紐づけるだけで、台帳づくりが並べ替えの作業に変わります。

なぜ建設業は書類が増えるのか

建設業の書類の多さは、担当者の段取りが悪いから起きているわけではありません。

構造として増える理由が3つあります。

1つ目は提出先の多さです。

元請、発注者、協力会社と、それぞれに求められる様式があり、社内で使いやすい形に統一できません。

2つ目は現場ごとに一式が必要になる点です。

1現場あたりの書類が10枚なら、現場が5つ動けば50枚になります。

工事の規模ではなく件数で増えるため、小さな工事を数多く回す会社ほど負担が重くなります。

3つ目は同じ情報が何度も登場することです。

会社情報、現場名、工期、作業員の氏名や資格——これらは書類が変わっても内容は同じです。

それでも様式が違えば、また書き写すことになります。

ここに、時間を取り戻せる余地があります。

現場で時間を奪っている4つの作業

建設業の会社から相談をいただくとき、時間の話はほぼこの4つに集まります。

① 現場ごとに作り直す安全書類

作業員名簿、車両届、下請の体制関係の書類。

前の現場のファイルを開いて、名前と日付を書き換えて使い回す運用が定番です。

ただし書き換え漏れが起きやすく、提出後に差し替えを頼まれる原因にもなります。

② 手書き日報の清書

現場でメモした内容を、事務所のパソコンで打ち直す作業です。

書く行為が二度発生している典型で、しかも清書の時間帯は夕方以降に固まります。

③ 写真の仕分けと台帳づくり

撮影はスマホで済むのに、整理は後回しになります。

数日たつと「これはどの現場のどの工程か」が思い出せず、確認から始めることになります。

④ 誰がどの現場に入ったかの集計

人工の集計は月末にまとめて行われがちです。

日報を1枚ずつ見返して数える作業は、締めの時期の残業をつくる代表格です。

この4つはいずれも、工事の品質そのものには関わりません。

だからこそ手放す優先順位が高い作業です。

どの作業を先に手放すかの考え方は「人がやらなくていい作業」の見つけ方でも整理しています。

減らす順番は「二度書き」から

書類そのものを減らそうとすると、たいてい行き止まりになります。

提出先が求める様式は、こちらの都合では変えられないからです。

そこで狙うのは、同じ情報を二度以上書いている工程です。

探し方は単純で、次の質問を自社に向けるだけです。

• この現場名と工期を、今月何回入力したか
• 作業員の氏名と資格を、書類ごとに何回書いているか
• 現場で書いた内容を、事務所で打ち直していないか
• 日報に書いた数字を、月末にもう一度数え直していないか

1つでも「はい」があれば、そこが最初の対象です。

一度入力すれば必要な書類へ回る形にすれば、書類の枚数を変えないまま作業時間だけが減ります。

手をつける順番の判断は「頻度×手間×ミスの起きやすさ」で決めます。

この考え方はExcelの手作業、どこまで自動化する？で詳しく書きました。

写真整理は「撮った後」ではなく「撮る時」で決まる

工事写真は、後でまとめて整理しようとすると必ず溜まります。

理由は記憶が薄れるからです。

撮影から数日たった写真は、現場も工程も見分けがつきにくくなります。

反対に、撮影のその場で現場と工程を選んでおけば、整理という工程はほぼ消えます。

台帳づくりは残りますが、内容は並べ替えと出力だけになります。

ここで大事なのは、現場側の手数を増やさないことです。

撮影のたびに長い入力を求めると使われません。

現場・工程・ひとことコメント程度に絞るのが現実的な線です。

紙とスマホが混在する現場をどう移行させるかは現実的なペーパーレス化の始め方もあわせてご覧ください。

変え方は3段階で考える

いきなり全社の書類を仕組みに載せる必要はありません。

次の3段階で考えると、途中で止まりにくくなります。

段階1：紙をやめる

手書きの日報とチェック表を、その場でスマホから記録する形に変えます。

この段階の目的は清書をなくすことだけです。

集計や書類化はまだ手作業のままでもかまいません。

段階2：入力を一度にまとめる

現場名や作業員といった共通情報を一箇所に持たせ、複数の書類がそこを参照する形にします。

ここまで来ると、書き換え漏れによる差し替えが起きにくくなります。

段階3：集計を自動にする

日報のデータが溜まっていれば、人別・現場別の集計は自動で出せます。

月末に数え直す作業がなくなり、締めの残業が減ります。

散らばった情報をどう一箇所に寄せるかは情報を一元管理するはじめ方で扱っています。

北海道の建設業ならではの事情

道内の建設業には、書類の負担を重くする固有の条件があります。

まず工事量の季節の偏りです。

冬期に動かせる工事が限られるため、動ける時期に現場が集中します。

現場が重なる時期に事務作業も重なるので、繁忙期の負担が跳ね上がります。

次に現場の広さです。

市内と近郊を行き来するだけで移動に時間を取られ、書類のために事務所へ戻る往復が積み上がります。

そして人数の少なさです。

専任の事務がおらず、社長や役員が現場のあとに書類を持つ会社は珍しくありません。

この3つが重なると、書類は「時間があるときに片付ける仕事」ではなくなります。

裏を返せば、工事が落ち着く時期は仕組みを整える好機です。

繁忙期に入る前の準備が、翌シーズンの残業を左右します。

つまずきやすい2つの落とし穴

最後に、導入でよく起きる失敗を2つ挙げます。

1つ目は現場が使わないことです。

原因のほとんどは入力項目の多さにあります。

手書きより手数が増えた瞬間に、現場は元の紙に戻ります。

現場側は選ぶだけ、事務所側でまとめる——この分担が定着の条件です。

2つ目は作り込みすぎることです。

あらゆる例外に対応させようとすると、完成が遠のき費用も膨らみます。

まず日報と写真だけ、といった小さな範囲から始めるほうが確実です。

この考え方は既製ツールが合わないと感じたら「小さく作る」にまとめています。

費用の目安の立て方は業務システムを作るといくら？が参考になります。

ここまでのまとめ

建設業の書類作業について、押さえるべき点は4つです。

• 書類の種類は減らせない。減らせるのは同じ情報を二度書いている工程
• 時間を奪うのは安全書類の作り直し・日報の清書・写真整理・人工の集計
• 手順は「紙をやめる → 入力を一度に → 集計を自動に」の3段階
• 写真は撮る時に現場と工程へ紐づけると整理そのものが消える

よくある質問

建設業の書類作業は何から手をつけるべきですか？

同じ情報を二度以上書いている場所からです。現場名・工期・作業員名・会社情報は多くの書類に共通して登場するため、一度入力すれば必要な書類へ回る形にするだけで、書類の枚数を変えずに作業時間が減ります。書類の種類そのものを減らそうとすると提出先の都合に縛られて動けなくなります。

現場の職人がスマホ入力を使ってくれるか不安です。

入力項目を最小限に絞ることが定着の条件です。現場側は日付・現場・作業内容・写真といった数項目を選ぶだけにして、集計や書類化は事務所側で自動的に処理する設計にすると、手書きより手数が少なくなるため使われやすくなります。

工事写真の整理を楽にする方法はありますか？

撮った後にまとめて仕分けるのをやめ、撮る時点で現場と工程に紐づける形にするのが最も効きます。撮影の場でどの現場のどの工程かを選んでおけば、写真台帳づくりは並べ替えるだけの作業になります。

どのくらいの費用と期間を見ておけばいいですか？

一度に全部を仕組み化せず、日報と写真のように一つの業務から始めれば小さな範囲で導入できます。費用は対象業務の数と連携する書類の数でほぼ決まるため、まず一つに絞って効果を確かめてから広げる進め方が結果的に安く済みます。

「現場の書類、どこから減らす？」からご相談を

Ridge Forge は札幌を拠点に、社内にIT担当がいない北海道の中小企業の業務改善に伴走しています。

建設業では現場ごとの書類作成や現場記録の集約といった取り組みを支援してきました。

まずはどの作業に二度書きが潜んでいるかの洗い出しから、一緒に整理します。

実際の取り組みは事例をご覧ください。

選ばれる理由もあわせてご覧ください。ご相談はこちらからどうぞ。

初回のご相談は無料です。