毎月頭を抱えるシフト作成を「組む」から「選ぶ」へ

シフトは「誰が休みたいか」「夜勤が続いていないか」「資格を持った人が各時間帯にいるか」など、頭の中で何十もの条件をやりくりする作業でした。表計算で組むには複雑すぎ、市販のシステムは高額なうえ現場の細かいルールに合わない。結果として、特定の人に毎月の負担が集中していました。

まず現場のルールを丁寧にうかがい、「絶対に守る条件」と「できれば守りたい条件」に整理しました。そのうえで、条件を入力すると最適なシフト案を自動で出す仕組みを設計。管理者は出てきた案を確認して微調整するだけ、という形をめざしています。

ねらいは、ゼロから組む作業を「出てきた案を直す」作業に変えること。これまで頭の中だけにあったノウハウを条件として書き出すこと自体が、引き継ぎのできる財産になります。担当者が変わっても回る——その状態を目標にしています。

介護施設のシフト作成が特定の人にしかできない状態は、どう解決できますか？

現場のルールを「絶対に守る条件」と「できれば守りたい条件」に整理し、条件を入力すると最適なシフト案を自動で出す仕組みを設計します。頭の中だけにあったノウハウを条件として書き出すこと自体が、引き継ぎのできる財産になります。

シフト作成にかかる時間はどう変わりますか？

これまで毎月丸2日かかっていたシフト表づくりを、ゼロから組む作業から「出てきた案を確認して微調整する」作業に変えることをめざしています。

担当者が休んだり辞めたりしても回りますか？

これまでは特定の担当者しか組めず、その人が休んだり辞めたりすると回らない不安がありました。条件を書き出して仕組み化することで、担当者が変わっても回る状態を目標にしています。