毎晩手打ちの発送リストを確認して送るだけに変える

注文が複数の経路から別々に届くと、まず探して、転記して、書くという作業が毎晩発生します。経路ごとに書式も伝え方も違うので、Excelへ打ち直すときに写し間違いが起きやすく、実際に誤発送につながったこともありました。さらに、どれだけ採れたか（在庫）と注文がつながっていないため、在庫切れや採りすぎ、取り置きの漏れも見えにくい。夜なべで伝票に追われるほど、肝心の収穫や畑そのものに手が回らなくなる——その悪循環を断ち切りたい、というのが出発点でした。

バラバラの経路から届く注文を1つの受注表に集約することから始めました。そこから発送リストと送り状データを自動で組み立て、毎晩ゼロから手で書く作業をなくします。あわせて収穫量（在庫）と注文を紐づけ、在庫切れ・採りすぎ・取り置き漏れを未然に防ぐ形にしました。最初はとうもろこしや加工品など、扱いの多い品目だけの小さな範囲から、その農園が無理なく続けられる形を一緒に育てていく進め方です。

ねらいは、「毎晩ゼロから手で書く」を「画面で確認して送るだけ」に変えること。注文がひとつの表に集まり、発送リストと送り状が自動で組み上がれば、写し間違いによる誤発送の不安を小さくできます。在庫と注文がつながれば、取り置き漏れや採りすぎも見えるようにできます。事務に追われる夜が減れば、その時間を収穫と、ふるさと納税やネット販売といった新しい販路に回せる——。「事務が増えるから販路を広げられない」を、「仕組みが受け止めるから広げられる」に変えていくのが狙いです。

注文が複数の経路から来る場合、発送業務のどこが大変になりますか？

電話・FAX・メール・DM・道の駅など複数の経路から注文が届くと、毎晩Excelへ手で打ち直す作業が発生し、繁忙期は深夜まで伝票づくりに追われます。経路ごとに書式が違うため写し間違いも起きやすく、誤発送につながることもありました。

どのような仕組みに変えましたか？

バラバラの経路から届く注文を1つの受注表に集約し、そこから発送リストと送り状データを自動で組み立てるようにしました。あわせて収穫量（在庫）と注文を紐づけ、在庫切れや採りすぎ、取り置き漏れも防げるようにしています。

導入するとどんな変化がありますか？

毎晩ゼロから手で書いていた作業が、画面で確認して送るだけに変わります。写し間違いによる誤発送の不安が小さくなり、事務に追われる夜が減った時間を収穫や新しい販路に回せるようになります。