「未着手・進行中・完了」では回らない現場を自社の言葉のボードに

案件が止まる原因は「未着手か進行中か」ではなく、「版下の客先承認待ち」「材料の入荷待ち」「機械の空き待ち」のどこで詰まっているか、でした。だが既製ツールはこの“自社固有の待ち”を列にできず、どこがボトルネックなのかはベテランの頭の中にしかない。担当の割り振りも勘任せで、特定の人に偏りがちでした。

汎用の列を捨て、現場が普段使う言葉である版下待ち・材料入荷待ち・機械空き待ち・完了をそのまま列にした進捗ボードを設計しました。列ごとに必要な入力項目（承認期限・入荷予定日など）を出し分け、「同じ待ち列に一定枚数たまったら警告」「担当件数の少ない人へ自動割当」といった、その会社のさばき方のルールを仕組みに組み込みます。カードを動かすと列ごとに必要項目が変わり、滞留が見える動きも、実際の画面で確認できるようにしています。

どの案件が・どの“待ち”で・なぜ止まっているかが、誰が見ても一目で分かる形になりました。ねらいは、ボトルネックを早く見つけて手を打てること、担当の偏りをならすこと、そして進捗把握がベテラン頼みでなくチームで回ること。「うちの運用そのまま」が画面になったことで、ツールに業務を合わせる負担がなくなります。

既製の案件管理ツールが自社の業務に合わず使いこなせない場合、どうすればいいですか？

汎用的な「未着手・進行中・完了」といった列を捨て、現場が実際に使う言葉（版下待ち・材料入荷待ち・機械空き待ちなど）をそのまま列にした進捗ボードを設計する方法があります。列ごとに必要な入力項目も出し分けられます。

案件がどこで止まっているか分からず、ボトルネックの発見が遅れる問題は解決できますか？

現場の言葉のまま列にしたボードにすることで、どの案件が・どの“待ち”で・なぜ止まっているかが誰の目にも分かるようになります。ホワイトボードや頭の中での管理から抜け出せます。

担当の偏りやベテラン頼みの進捗把握はどう改善できますか？

担当件数の少ない人へ自動で割り当てるルールや、同じ待ち列に一定枚数たまったときの警告など、その会社のさばき方をボードの仕組みに組み込むことで、進捗把握がベテラン頼みでなくチームで回るようになります。