業務効率化／金融・代理店

ミスが怖い手作業の手数料計算を転記ゼロで正確に

「複数の会社から届くExcelを、毎月手で突き合わせて支払額を計算しているんです」代理店業の事業者さまからのご相談でした。

要点：金融・代理店事業者向けに、複数社から届くExcelを毎月手作業で突き合わせていた手数料の支払額計算を、ファイルを読み込めばルール通りに自動計算する仕組みに置き換えました。これにより転記による写し間違いが起きなくなりました。

課題 — Challenge

転記が多く間違えても気づきにくい

フォーマットの違うExcelが何枚も届き、それを別の表に手で写して計算する。作業量が多いだけでなく、一度どこかで数字を写し間違えると、後から見つけるのが難しい。「合っているはず」を確かめる作業に、毎月かなりの時間がかかっていました。

取り組み — Approach

まず、担当者の頭の中にあった計算ルールを一つずつ書き出して整理しました。そのうえで、届いたExcelを読み込むと、決められたルール通りに支払額を計算して一覧にする仕組みをつくっています。人が転記する工程をなくすことで、写し間違いそのものが起きないようにしたのが大きなポイントです。

Before

After

成果 — Result

どのファイルのどの行が、どう計算されて合計になったのか——根拠をたどれる形にすることで、「合っているか確かめる」作業が一気に軽くなります。属人化していたルールが仕組みとして残るのも、大きな安心材料です。

よくある質問 — FAQ

担当者の頭の中にあった計算ルールを一つずつ書き出して整理したうえで、届いたExcelを読み込むと決められたルール通りに支払額を計算して一覧にする仕組みを作ります。人が転記する工程をなくすことで、写し間違いそのものが起きないようにします。

フォーマットの違うExcelを別の表に手で写して計算するため作業量が多く、一度どこかで数字を写し間違えると後から見つけるのが難しいという問題があります。「合っているはず」を確かめる作業に毎月かなりの時間がかかっていました。

どのファイルのどの行が、どう計算されて合計になったのか根拠をたどれる形になり、合っているか確かめる作業が一気に軽くなります。属人化していたルールが仕組みとして残るのも安心材料です。

手で突き合わせる作業をたどれる仕組みに

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